Zu den Behördenkunden zählen die nachgeordneten Behörden des BMVI, die die Dienstleistungen der BAV nutzen. Hinzu kommen weitere Leistungen wie, Unterstützung bei der IT-Konsolidierung Bund und IT- Service-Management, aber auch Personalgewinnung für alle Kundenbehörden. Außerdem ist die BAV im BMVI als Kompetenzzentrum für Geschäftsprozessmanagement etabliert. Dazu werden unter anderem zentral gehostete Anwendungen beispielsweise zur Geschäftsprozessmodellierung genutzt. Zu den Aufgaben, die die BAV für ihre Behördenkunden erledigt, gehört auch das Abwickeln von Förderprogrammen, wie etwa die Förderung von Ladestationen für Elektrofahrzeuge oder der Umrüstung von schweren Kommunalfahrzeugen für die saubere Dieselnutzung.
Eines dieser Förderprogramme gab für die IT-Verantwortlichen der BAV den Ausschlag, auf Enduser Computing mit IGEL OS und Universal Desktops auf Basis einer Citrix Infrastruktur zu setzen: So unterstützte das BMVI ab dem Jahr 2016 die Neuanschaffung von funkbetriebener Veranstaltungstechnik, um die bisher dafür genutzten Frequenzen für den LTE-Mobilfunk freizumachen. Die BAV wurde hier als Behörde für die Abwicklung der Fördermaßnahme beauftragt. Da mit dieser und weiteren Fördermaßnahmen eine große Anzahl von Anträgen absehbar war, wurden innerhalb kurzer Zeit viele einheitliche Computer-Arbeitsplätze benötigt, deshalb entschied man sich in der Behörde, verstärkt auf standardisierte Clients mit IGEL OS und Thin-Client-Hardware von IGEL zu setzen.
Mit dem IT-Konzept „BAV 2022“ und dem zeitlich darin enthaltenen Umstieg auf Windows 10 wurde dann endgültig beschlossen, alle Fat Clients, bei denen das möglich ist, auf IGEL OS zu migrieren und vollends auf die Citrix Infrastruktur zu setzen. Dabei war das von IGEL bereitgestellte Konzept, wie das IGEL OS gemäß den Vorgaben des BSI IT-Grundschutzes eingerichtet werden kann, eine große Hilfe. Dafür betreibt die BAV gemäß BSI-Kriterien auch eine ausfallsichere Rechenzentrumsinfrastruktur.
Durch diesen Wechsel wurde eine einheitliche, sichere und zentral verwaltbare Desktop-Oberfläche für alle Beschäftigten der BAV geschaffen. Das Konzept bewährte sich, weshalb mit dem Umstieg von Windows 7 auf Windows 10 im Januar 2020 auch ein Großteil der Fat Clients zu Desktops mit IGEL OS konvertiert wurden. Für den IT-Verantwortlichen Frank Willms zahlt sich dieser Umstieg aus: „Statt komplexe Desktops zu warten, können wir dank IGEL die gewonnene Zeit in die Optimierung unserer zentralen Infrastruktur investieren. Damit nutzen wir unsere knappen Ressourcen effizienter. Darüber hinaus stellen wir sicher, dass auch Geräte, die außerhalb der BAV eingesetzt werden, ferngewartet werden können und damit allen Richtlinien und Regeln entsprechen.“
Die ultimative Bewährungsprobe für die Virtual Desktop Infrastruktur der BAV und ihre Administratoren ließ nicht lange auf sich warten und erfolgte zwei Monate später, im März 2020: als die harten Konsequenzen der sich schnell ausbreitenden Corona-Pandemie klar wurden, brauchte es auch für die Beschäftigten der BAV eine Lösung, wie sie trotz Kontaktvermeidung und Ausgangsbeschränkungen ihren Aufgaben nachgehen können. Willms: „Wir hatten den Vorteil, dass DSGVO- und IT-Grundschutz-konforme mobile Arbeitsplätze mit Zwei-Faktor-Authentifizierung für uns bereits zum Alltag gehörten. Trotzdem standen wir vor der Herausforderung, eine ganze Behörde quasi übers Wochenende ins Home-Office bringen zu müssen. Dank einer Kraftanstrengung der IT-Beschäftigten der Zentralabteilung der BAV in Zusammenarbeit mit dem IGEL Partner Vanquish und der direkten Unterstützung durch IGEL ist uns das gelungen.“
Gemeinsam mit Vanquish arbeitete Willms mit seinen IT-Kollegen der BAV am Samstag eine Lösung aus, die am Sonntag optimiert und getestet wurde. Ziel war es, den Kollegen zu Hause mit ihren privaten PCs sicheren Zugriff auf die Anwendungen der Behörde zu geben. Schließlich sollten auch die Büros in der Behörde arbeitsfähig bleiben, so dass eine Mitnahme der Hardware ausgeschlossen war und für die BAV ein Höchstmaß an Flexibilität realisiert werden konnte. Die Neubeschaffung von Notebooks für alle 250 Mitarbeiter, die sonst im Büro arbeiteten, in einem derart kurzen Zeitraum war unmöglich.
Die Lösung war der UD Pocket von IGEL, das sichere IGEL Betriebssystem auf dem USB-Stick. Dank guter Beziehungen zu IGEL gelang es dem Partner Vanquish, am Sonntag eine Lieferung von 250 UD Pockets vom IGEL Hauptsitz in Bremen nach Aurich zu organisieren. Dort wurden die USB-Sticks, die noch individuell konfiguriert werden mussten, an die BAV Kollegen der IT-Abteilung verteilt, die in ihren Home-Offices Stick für Stick anpassten. Montagfrüh um sieben Uhr wurden die fertig eingerichteten UD Pockets an die Beschäftigten der BAV verteilt und an die bundesweit 12 Liegenschaften der Behörde geliefert, so dass jeder Mitarbeiter nach dem ersten Märzwochenende technisch in der Lage war, im Home Office zu arbeiten. „Ohne das große Engagement aller Beteiligten wäre das nicht machbar gewesen,“ resümiert Willms. „Wenn wir durch das Home-Office nur eine(n) Kollegin und Kollegen vor einer Ansteckung bewahren konnten, hat sich der Aufwand gelohnt. Das hilft letztlich auch, unsere Behörde in dieser Zeit als Dienstleistungsbehörde uneingeschränkt arbeitsfähig für unsere Kunden zu halten.“
